دليل لإعداد خطة ِلاستمرارية الأعمال في ظل انتشار فيروس كورونا

اعداد: أ . مرام تيسير الفرا – ماجستير اقتصاديات التنمية – رئيس وحدة الأبحاث  – المؤسسة الفلسطينية لضمان الودائع – فلسطين – رام الله

• المصدر : المركز الديمقراطي العربي –
• المجلة الدولية للدراسات الاقتصادية : العدد الحادي عشر  2020 , مجلد 3 – وهي مجلة دولية محكمة تصدر عن #المركز_الديمقراطي_العربي المانيا- برلين.
• تعنى بنشر الدراسات والبحوث في ميدان العلوم الاقتصادية في اللغة العربية والانجليزية والفرنسية. تصدر بشكل دوري  ولها هيئة علمية دولية فاعلة تشرف على عملها وتشمل مجموعة كبيرة لأفضل الاكاديميين من عدة دول حيث تشرف على تحكيم الأبحاث الواردة إلى المجلة. وتستند المجلة  إلى ميثاق أخلاقي لقواعد النشر فيها، و إلى لائحة داخلية تنظّم عمل التحكيم ، كما تعتمد  في انتقاء محتويات أعدادها المواصفات الشكلية والموضوعية للمجلات الدولية المحكّمة.

ملخص:

يهدف هذا الدليل إلى تزويد المؤسسات بأهم الملامح الرئيسية التي يمكن الاعتماد عليها من أجل وضع خطة لاستمرار الأعمال داخل المؤسسة، حدد هذا الدليل أهم الاختلافات بين الخطة التقليدية لاستمرار الأعمال وبين خطط استمرارية الأعمال خلال تفشي الوباء، يساعد هذا الدليل المؤسسة على تقليل المخاطر الصحية للموظفين، ووضع وإصدار تعليمات خاصة بالخطط البديلة في حالة غياب أو عزل أو إصابة أحد الموظفين، ضمان ترتيبات بديلة مع الموردين والعملاء بحيث تتمكن المؤسسة  من الاستمرار بالقيام بالأعمال الخاصة بها.

حدد هذا الدليل الإجراءات التي ينبغي أن تتخذها المؤسسات المالية لتقليل الآثار السلبية المحتملة للوباء، بحيث يجب أن تتناول خطة (خطط) استمرارية العمل للمؤسسة الأوبئة برنامجًا وقائيًا ، وإستراتيجية موثقة تم تطويرها لتصل إلى مراحل تفشي الوباء، وإطار شامل لضمان استمرارية العمليات الحرجة، وبرنامج اختبار، وبرنامج إشرافي لضمان مراجعة الخطة وتحديثها. يجب أن يكون الجزء الوبائي من الخطة مرنًا بما يكفي للتعامل مع مجموعة واسعة من الآثار المحتملة التي يمكن أن تنتج عن الوباء، وأن يعكس أيضًا حجم المؤسسة وتعقيدها وأنشطتها التجارية.

Abstract:

This guide tried to provide the corporation with the most important features that can be relied upon in order to develop a business continuity plan . This guide identified the differences between the traditional business continuity plan and business continuity plans during an pandemic, also it helps the corporation reducing health risks of employees, determine alternative plans in the event of the absence, isolation or injury of a staff , ensuring alternative arrangements with suppliers and customers so that the corporation can continue to carry out its own business.

This guidance identifies actions that financial institutions should take to minimize the potential adverse effects of a pandemic. Specifically, the institution’s business continuity plan(s) (BCP) should address pandemics and provide for a preventive program, a documented strategy scaled to the stages of a pandemic outbreak, a comprehensive framework to ensure the continuance of critical operations, a testing program, and an oversight program to ensure that the plan is reviewed and updated. The pandemic segment of the BCP must be sufficiently flexible to address a wide range of possible effects that could result from a pandemic, and also be reflective of the institution’s size, complexity, and business activities

دليل لإعداد خطة لاستمرارية الأعمال في ظل انتشار فيروس كورونا:

تقوم المؤسسات والشركات بإعداد خطة لاستمرارية الأعمال لمعالجة خطر تفشي وباء فيروس كورونا وتأثيره المحتمل علي استمرار العمل داخل أي المؤسسة، يحدد هذا الدليل الإجراءات التي ينبغي أن تتخذها أي مؤسسة لتقليل الآثار الضارة المحتملة للوباء على أداء المؤسسة. تتناول خطة استمرارية العمل للمؤسسة الخاصة بالوباء برنامجًا وقائيًا، وإستراتيجية موثقة يتم تطويرها لتصل إلى احتمالية تفشي الوباء في كافة أرجاء الدولة، وتحديد إطار شامل لضمان استمرارية العمليات الحرجة،  مع المراجعة الدائمة للخطة وتحدياتها، ويجب أن تكون الخطة مرنة بما يكفي للتعامل مع مجموعة واسعة من الآثار المحتملة التي يمكن أن تنتج عن الوباء.

إن وجود خطة لاستمرارية الأعمال في المؤسسة يزيد من قدرتها على التعامل مع أزمة فرض حالة الطوارئ في الدولة نتيجة لانتشار فيروس كورونا، وتراعي الخطة التعليمات الصادرة من الحكومة الخاصة بفرض حالة الطوارئ وأيضا لتعليمات وزارة الصحة ومنظمة الصحة العالمية.

وفي هذا السياق يجب تحديد المخاطر التشغيلية الرئيسية للأعمال، بالإضافة إلى الخطوات التي يجب على المؤسسة اتخاذها للاستعداد وتقليل تعطيل الأعمال الناتج عن انتشار COVID-19، ويحق للمؤسسة إجراء التغييرات التي تراها مناسبة لتواكب التغييرات والتعليمات الصادرة عن الحكومة نظرا للتطورات اليومية لحالة الطوارئ، وعليه فإن اعتماد نهج تحديد المخاطر في المؤسسة يساعدها على المحافظة على أهم أصولها وهي: الموظفين، المعلومات، التدفق النقدي وبالتالي خلق أعلى مستويات الاستعداد للتهديدات الصحية المحتملة وغيرها.

يساعد هذا الدليل المؤسسة على:

• تقليل المخاطر الصحية للموظفين.
• وضع الخطط البديلة في حالة غياب أو عزل أو إصابة أحد الموظفين.
• ضمان ترتيبات بديلة مع الموردين والعملاء بحيث تتمكن المؤسسة من الاستمرار بالقيام بالأعمال الخاصة بها.

تمهيد:

يتم تعريف الأوبئة على أنها تفشي مرض ما وينتشر في منطقة جغرافية واسعة ويؤثر على نسبة عالية بشكل استثنائي من السكان وربما في جميع أنحاء العالم، ولقد حدثت العديد من الأوبئة عبر التاريخ ويتوقع الخبراء أن العالم سيشهد تفشي وباء واحد على الأقل في هذا القرن.

انه من غير المعروف ما إذا كان تفشي الأمراض المعدية سيؤدي إلى إعلانه كوباء عالمي من قبل منظمة الصحة العالمية، فسرعة انتشار الفيروس أو الأمراض المعدية في العالم ومدى تأثيره على مختلف مناحي الحياة هو من يحدد إعلانه كوباء عالمي، الأمر الذي يثير مخاوف كبيرة من حيث انتشاره السريع بين البشر، كما يمكن أن يكون له آثاره الاقتصادية السلبية على المستويين المحلي والدولي. ولذلك يجب على المؤسسات أن ترسم خطة تصف كيفية إدارتها لهذه الأزمة.

الاختلافات بين تخطيط استمرارية الأعمال التقليدية والتخطيط لمواجهة الأوبئة

• هناك اختلافات واضحة بين التخطيط لتحدي الوباء والتخطيط لاستمرارية الأعمال التقليدية، عند تطوير خطط استمرارية العمل تدرس إدارة المؤسسة عادةً تأثير مختلف الكوارث الطبيعية أو الكوارث التي من صنع الإنسان التي قد تختلف في شدتها وتأثيرها على أداء المؤسسة، وهناك كوارث يمكن للمؤسسة التنبؤ بها وهناك كوارث أخرى يصعب التنبؤ بها وبحدتها، لكنها عادة ما تكون قصيرة المدى أو محدودة النطاق. في معظم الحالات فان هذه الكوارث لن يكون لها تأثير كبير إلا على منطقة جغرافية معينة، ويمكن العمل على معالجتها والتخفيف من التهديدات المرافقة لها من خلال التركيز على المرونة في إعداد خطة التعافي من الكوارث وخطة استمرارية الأعمال مرنة.
• أما التخطيط لمواجهة تفشي الوباء فيمثل أحد التحديات الفريدة للمؤسسة على عكس الكوارث الطبيعية أو التقنية، حيث انه من الصعب تحديد الأثر الجانح له بسبب اختلاف البقعة المنتشرة له في كافة أرجاء العالم والفترة الزمنية التي لا يمكن التنبؤ بها، وصعوبة التنبؤ بانتهائها، وذلك لأن الحدث الوبائي سيكون واسع الانتشار ويهدد ليس فقط منطقة جغرافية محدودة ولكن يحتمل أن تكون قارة بأكملها، كما أنه إذا ما انتشر في منطقة معينة فانه سيؤدي إلى انتشاره في كافة المناطق ويكون هناك صعوبة في تجنبه وبالتالي شلل تام في جميع مرافق الدولة. بالإضافة إلى ذلك، فإن الكوارث والاضطرابات التقليدية عادة ما يكون لها فترات زمنية محدودة، أما الأوبئة تحدث بشكل عام في موجات متعددة، تستمر كل منها شهرين إلى ثلاثة أشهر. وبالتالي، لا يوجد فرد أو منظمة في مأمن من الآثار الضارة التي قد تنتج عن الوباء.
• إن التحدي الأكثر أهمية والمحتمل من هذا الحدث الوبائي الحاد الذي قد تواجهه المؤسسة هو نقص الموظفين بسبب الغياب، لذلك تبرز الحاجة إلى التخطيط الجيد لمثل هذا الحدث، بحيث يجب أن تكون خطط الوباء مرنة بما فيه الكفاية للتعامل بفعالية مع مجموعة واسعة من الآثار المحتملة التي يمكن أن تنتج عن الوباء، كما يجب أن تعكس خطط الوباء حجم المؤسسة وأنشطتها.
• بالإضافة إلى ذلك يتطلب التخطيط لمواجهة الوباء إجراءات إضافية لتحديد وترتيب أولويات المؤسسة واهم الموظفين المسئولين عن القيام بأهم أعمال المؤسسة.

لمواجهة التحديات التي يشكلها الوباء، يجب أن تشمل خطة العمل الأساسية للمؤسسة على ما يلي:

1. إعداد برنامج وقائي لتقليل احتمالية تأثر عمليات المؤسسة بشكل كبير من الوباء، بما في ذلك: مراقبة درجة التفشي المتوقعة للوباء، بالإضافة إلى توفير أدوات النظافة المناسبة للموظفين.
2. إعداد إستراتيجية تنص على توسيع نطاق جهود مكافحة المؤسسة للوباء بحيث تكون متسقة مع تأثيرات مرحلة معينة من تفشي الوباء، ومتابعة كافة التطورات المرافقة له، وتحديد الخطط التي تصف كيفية التعافي من هذه الأزمة والاستعدادات المناسبة لأي موجة (موجات) تالية.
3. وضع إطار مفصل وشامل لكافة الأنظمة والإجراءات التي تمكن المؤسسة بالقدرة على مواصلة عملياتها في حال تغيب عدد كبير من موظفي المؤسسة لفترات طويلة، يمكن أن تشمل هذه الإجراءات تقليل الاتصال بالموظفين أو العمل وإعداد إجراءات الزوار وتحديد ما إذا كان يجب تطبيق قيود على دخول الزوار إلى المرافق.
4. تحديد برنامج اختبار للتأكد من أن ممارسات وقدرات التخطيط الوبائي للمؤسسة فعالة وسيسمح باستمرار العمل.

مسؤوليات مجلس الإدارة والإدارة العليا:

• كما هو الحال مع أي خطة استمرارية الأعمال لا ينبغي النظر إلى الخطة على أنه مجرد مشكلة في تكنولوجيا المعلومات (IT)، بل على أنه خطر كبير على المؤسسة بأكملها.
• مجلس الإدارة في المؤسسة مسئول عن الإشراف على تطوير خطة لمواجهة الوباء ويجب على مجلس الإدارة أو اللجنة التابعة له أيضًا الموافقة على الخطة المكتوبة للمؤسسة والتأكد من أن الإدارة العليا تستثمر موارد كافية في التخطيط والمراقبة واختبار الخطة النهائية، ويجب أن تشمل أنشطة التخطيط الوبائي جميع المجالات الوظيفية، بما في ذلك الوظائف الإدارية والموارد البشرية والقانونية ووظائف دعم تكنولوجيا المعلومات.
• الإدارة العليا مسئولة عن تطوير خطة لمواجهة الوباء وترجمة الخطة إلى سياسات وعمليات وإجراءات محددة. الإدارة العليا مسئولة أيضًا عن نشر الخطة للموظفين في المؤسسة لضمان الفهم المستمر للعناصر الرئيسية للخطة ولضمان فهم الموظفين لدورهم ومسؤولياتهم في الاستجابة لهذه الأزمة. أخيرًا، الإدارة العليا مسئولة عن التأكد من أن الخطة يتم اختبارها بانتظام.

إضافة مخاطر الوباء إلى تحليل المخاطر في المؤسسة:

يجب أن تكون التأثيرات المحتملة للوباء جزءًا من التحليل العام لمخاطر المؤسسة، هذا التحليل الذي يجب أن يشمل على ما يلي:

1. تحديد الأثر المحتمل للوباء على الأعمال الأساسية للمؤسسة؛
2. تحديد المتطلبات القانونية والتنظيمية لوظائف وعمليات المؤسسة؛
3. وضع ترتيبات احتياطية للتخفيف من أي مخاطر محتملة؛

يتضمن إضافة تأثير مخاطر الأوبئة لخطة العمل الأساسية للمؤسسة تعقيدًا إضافيًا حيث قد لا تكون هناك آليات وأساليب الاستجابة كتلك الموجودة في حالة خطة استمرارية العمال التقليدية للكوارث أو الطوارئ. على سبيل المثال، قد لا يكون إمكانية نقل الموظفين إلى منشأة بديلة تُستخدم عادةً أثناء كارثة طبيعية أو حالة طوارئ أخرى هو طريقة مناسبة أو مجدية لمواصلة العمليات في ظل أزمة الوباء.

يجب أن تتضمن قضايا الوباء التي تم بحثها في تحليل الأثر أيضًا توقع التغيب عن الموظفين والنظر في قضايا رعاية الأسرة التي قد تؤثر على العمل، حيث أن معدلات التغيب ستعتمد على شدة انتشار الوباء. في حالة الوباء الشديد، الغياب الذي يعزى إلى المرض، قد تصل الحاجة إلى رعاية أفراد الأسرة المرضى والخوف من العدوى خلال أسابيع الذروة من تفشي الوباء، مع انخفاض معدلات الغياب خلال الأسابيع التي تسبق الذروة وبعدها. من المحتمل أن تؤدي بعض تدابير الصحة العامة (مثل إغلاق المدارس أو عزل بعض إفراد العائلة أو إيقاف المواصلات العامة) إلى زيادة معدل التغيب.

تقييم وإدارة المخاطر:

إن عملية تقييم المخاطر في المؤسسة أمر بالغ الأهمية ولها تأثير كبير على ما إذا كانت جهود إدارة استمرارية الأعمال ستنجح أم لا.

تشمل خطوات تقييم وإدارة المخاطر -الخاصة بتخطيط الوباء-ما يلي:

1. إعطاء الأولوية للأعمال داخل المؤسسة التي تعتبر الأكثر عرضة للتأثر بالأزمة الناتجة عن الوباء، وذلك وفقا لتقديرات المؤسسة؛
2. إجراء “تحليل الفجوة” لمقارنة السياسات والإجراءات القائمة مع ما هو مطلوب إضافته للتخفيف من حدة الاضطرابات المحتملة الناتجة عن الوباء؛
3. مراجعة خطة الوباء من قبل مجلس الإدارة أو لجنة منها والإدارة العليا سنويًا على الأقل.
4. شرح ونشر الخطة والوضع الحالي للوباء للموظفين.
5. يجب تحديد الآثار المحتملة للانقطاع الخارجي على العمليات التجارية. ويجب على أصحاب العمل إجراء مسحا لتقييم المخاطر مع الموظفين وتقييم سيناريوهات الكوارث بناءً على الاحتمالات والمخاطر.

تشمل إجراءات تقييم وإدارة المخاطر الناشئة المجالات التالية:

1. إدارة الموارد البشرية.
2. تكنولوجيا المعلومات.
3. الأعمال اليومية.
4. التواصل مع الجهات الخارجية.

وعليه يمكن اتخاذ الخطوات التالية لضمان التحضير المناسب لاستمرارية العمل

أولا: إدارة الموارد البشرية

إن الموظفين هم أهم الأصول لدى المؤسسة لذلك يجب المحافظة على سلامتهم الصحية وبقاؤهم في أمان، لذلك يجب إتباع الإجراءات التالية:

• بداية يجب تشكيل فريق للمباشرة بإعداد خطة لاستمرارية الأعمال، وتقوم إدارة الموارد البشرية بعد إعداد الخطة بالتأكد من مدى معرفة الموظفين بخطط استمرارية العمل والامتثال لها خلال هذه الفترة.

• وضع خطة لاستمرارية العمل خاصة بالمدراء في حالة غياب او إصابة او حجر صناع القرار والمديرين الرئيسيين.
• إعادة النظر في ترتيبات العمل لتصبح أكثر مرونة النظر للموظفين المعرضين لمخاطر الإصابة عالية، وكذلك الموظفين الذين يحتاجون إلى البقاء في المنزل لأسباب أخرى تتعلق بفيروس كورونا الجديد (nCoV)، على سبيل المثال لرعاية أفراد الأسرة الذين سافروا إلى البلدان أو المناطق المتأثرة بالفيروس أو الأمهات اللواتي سوف يبقين في المنزل لرعاية أبناؤهم بحيث يتم دراسة كل حالة على حدا.
• مراجعة سياسة الموظفين من حيث الإجازات السنوية والمرضية وسياسة السفر والاجتماعات.
• إصدار تعليمات بشأن ضرورة الالتزام بجميع التعليمات الصحية وتعليمات السفر الصادرة عن وزارة الصحة، والحكومة. على سبيل المثال، تأجيل السفر إلى الدول المصابة، والمتابعة الدورية لقائمة هذه الدول الصادرة عن وزارة الصحة.
• الامتثال لجميع أوامر الحجر الصحي الصادرة عن وزارة الصحة في حالة شعور أحد الموظفين بالأعراض، واتخاذ جميع التدابير المنصوص عليها من قبل وزارة الصحة خلال فترة الحجر الصحي. على سبيل المثال، سيتم عزل جميع الموظفين خلال 14 يومًا في حال حدوث أعراض الفيروس بناءً على توصيات وزارة الصحة. يجب ألا يغادر الموظفون الموجودون تحت الحجر الصحي موقعهم المخصص لأي سبب.
• يجب على إدارة الموارد البشرية التأكد من بقاء الموظفين المحجورين بعيدًا عن مكان العمل خلال فترة الحجر الذي يستمر لمدة 14 يومًا، لكن يجوز لأصحاب العمل اعتماد ترتيبات عمل مرنة، مثل الاتصال عن بُعد وعقد المؤتمرات عن بُعد، للسماح للموظفين بالعمل من المنزل.
• إذا لم يكن العمل عن بُعد أو العمل عن بُعد ممكنًا، فيمكن لإدارة المؤسسة الاجتماع مع فريق خطة استمرارية الأعمال لاتخاذ القرار المناسب لمثل هذه الحالات.
• تحديد الموظفين الاحتياطيين للوظائف الرئيسية في حالة مرضهم أو عدم قدرتهم على تنفيذ مسؤولياتهم (على سبيل المثال المالية، المدير، الاستثمار).
• تنسيق الأدوار والمسؤوليات الداخلية أثناء تفشي المرض.
• مراجعة سياسات التأمين الصحي الموظفين، ما إذا كان المصاب سيشمله التأمين الصحي ام لا.
• من الضروري ان يكون الموظفين على معرفة تامة ما يجب عليه من حيث الحفاظ على النظافة العامة للحفاظ على صحته وصحة من حوله.
• القيام بتعقيم المكاتب والهواتف وكافة الأسطح في المؤسسة.
• مساكن مؤقتة. إذا كان الموظفون مطلوبين في مكتب مؤقت، فيجب اتخاذ ترتيبات للمعيشة المؤقتة، إلى جانب وسائل نقل بديلة من وإلى المكتب المؤقت.
• العمل على توفير مكان بديل للدوام إذا أمكن ذلك.
• تحديد الآثار المحتملة للانقطاع الخارجي على العمليات التجارية. ويجب على أصحاب العمل إجراء مسحا لتقييم المخاطر مع الموظفين وتقييم سيناريوهات الكوارث بناءً على الاحتمالات والمخاطر.
• يجب أن يحدد أعضاء فريق كشوف المرتبات العمليات التي تعتبر ضرورية لدفع أجور الموظفين والوفاء بالالتزامات المتعلقة بالضرائب والإيداع. يجب على الفريق إجراء تحليلا لسير العمل لتحديد احتياجات التوظيف وتقييم مخاطر الفشل في إكمال المهام

ثانيا: تكنولوجيا المعلومات

على إدارة تكنولوجيا المعلومات أن تعد خطة لمواجهة أي طارئ آخذين بعين الاعتبار ما يلي:

• التأكد من أن البنية التحية لتكنولوجيا المعلومات في المؤسسة لديها القدرة بالفعل على دعم خاصية العمل عن بعد من خلالVPN مرخص لتمكين الموظفين من استمرارية العمل، سيتيح هذا للموظفين الوصول إلى محركات أقراص الشبكة الخاصة بهم من المنزل وكذلك تسجيل الدخول إلى أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم في العمل من المنزل.
• التأكد من أن الموظفين لديهم القدرة على العمل من المنزل.
• التأكد من أن الموظفين لديهم أجهزة الكمبيوتر والاتصالات السلكية واللاسلكية أو قدرات النطاق العريض جيدة؟
• العمل على إعداد سياسات خصوصية البيانات الخاصة بالمؤسسة وبالموظفين بحيث تتوافق مع المعايير الدولية.
• تحديد صلاحيات استخدام الموظفون لحساباتهم عن بعد بصورة آمنة بحيث يضمن سلامة قواعد بيانات المؤسسة.
• إنشاء خطة اتصال داخلية بحيث تكون هذه الخطة جزءا من خطة استمرارية الأعمال.
• توفير التحديثات اللازمة للموظفين، وتخصيص موظف للدعم الفني الكترونيا ليقوم بتقديم الدعم الفني في حال حدوث أي عطل خاصة فيما يتعلق بالبرامج المحاسبية.
• تحديد الإجراءات التي يجب على الموظفين إتباعها.
• زيادة استخدام الفيديو أو البرامج الهاتفية الرقمية وزيادة في استخدام تطبيقات Employee Intranet.
• العمل على إنشاء ما يسمي team chat لربط الموظفين الذين لديهم أعمال مشتركة ليتسنى لهم مناقشة أعمالهم.
• ملفات النسخ الاحتياطي. تعد القدرة على الوصول إلى ملفات كشوف المرتبات الاحتياطية ومعلومات الموظف جزءًا أساسيًا من خطة الاسترداد. يجب تخزين هذه الملفات بعيدًا عن المنشآت الرئيسية لصاحب العمل للتأكد من إمكانية الوصول إليها بعد وقوع كارثة. قد يكون نظام تخزين البيانات المستند إلى مجموعة النظراء مفيدًا لمعدي كشوف المرتبات بعد وقوع كارثة. تخزن النظم البرامج والبيانات عبر الإنترنت بدلاً من تخزينها على القرص الصلب لجهاز الكمبيوتر، مما يجعل المعلومات متاحة خارج مقر المؤسسة.

ثالثا: الأعمال اليومية:

يجب تحديد الأعمال الهامة (الأنشطة ذات الأولوية) والموظفين الأساسيين، ومراعاة ما يلي:

• إعداد فرق بديلة من الموظفين (على سبيل المثال، الفريق أ والفريق ب) الذين يمكن نشرهم في جداول عمل مختلفة (على سبيل المثال، الفريق أ يعمل في المكتب لأسابيع بديلة، بينما يعمل فريق العمل عن بعد والعكس)، ويجب فصل الفرق ماديًا لتجنب خطر العدوى فيما بينهم.
• وضع الخطط المتعلقة بفحص الزائرين والموظفين وإجراءات المتابعة.
• تطوير عملية مراقبة قوية لمرض الموظف لتحديد وإدارة الموظفين غير الصحيين
• ضمان الإمداد الكافي بمعدات الحماية الشخصية المناسبة والمعدات الطبية (مثل موازين الحرارة والقفازات التي يمكن التخلص منها والأقنعة الجراحية وأقنعة N-95 والمطهرات).
• يجب على الإدارة إجراء مسح لتقييم المخاطر مع الموظفين وتقييم سيناريوهات الكوارث بناءً على الاحتمالات والمخاطر.

رابعا: التواصل مع الجهات الخارجية:

• تحديد العملاء الأساسيين والتأكد من وجود الخطط لتلبية احتياجات العملاء في حال إغلاق أحد الموردين.
• في حال استلام طلبية يجب العمل على التعقيم المستمر.
• وضع خطط بديلة في حالة تفشي المرض وتحديد قائمة أخرى للموردين.
• إن الاتصال والتنسيق المفتوحين مع أطراف الخارجية-بما في ذلك مقدمو الخدمات والموارد الأساسين-قد يعرض المؤسسة وموظفيها لخطر العدوى، لذلك على المؤسسة تنسيق طريقة التواصل مع الأطراف الخارجية، خاصة فيما يتعلق بخدمة تقديم الدعم والصيانة للخدمات في المؤسسة أثناء الوباء.
• تتطلب خطة استمرارية الأعمال الخاصة بالوباء ضمان وجود احتياطي كاف من الإمدادات الأساسية وإدارة استباقية لصيانة المعدات لضمان الاستدامة أثناء انقطاع العمل في حال فرض العمل من المنازل.
• يجب تحديد طريقة للتواصل مع المؤسسات الأخرى من اجل تسهيل الحصول على المعلومات بحيث يضمن طريقة آمنة للتواصل بدون اللقاءات لتجنب العدوى.

مراقبة المخاطر والاختبار:

• مع استمرار تطور المعلومات من الخبراء الطبيين والحكوميين حول أسباب الوباء وآثاره، يجب أن تكون خطة المؤسسة للوباء مرنة بما يكفي لتضمين المعلومات الجديدة ونهج التخفيف من المخاطر. ونتيجة لذلك، فإن رصد المخاطر واختبار خطة الوباء مهم لعملية التخطيط الشاملة.
• يتمثل أحد التحديات الرئيسية للإدارة في تطوير برنامج اختبار يوفر درجة عالية من التأكيد على سلامة الأعمال الهامة، بما في ذلك دعم البنية التحتية والأنظمة مراقبة المخاطر والاختبار.
• قد تحتاج الإدارة إلى التصرف بسرعة لتنفيذ عناصر خطط الاستجابة للوباء. لذلك، من المهم أن ترصد الإدارة مصادر الأخبار الوبائية الوطنية والدولية لكي تكون على دراية بحدوث تفشي محتمل. يجب أن تراقب الإدارة مواقع الويب المخصصة لقضايا الرعاية الصحية الوطنية، وتحديد نقاط الاتصال الرئيسية لمنظمات الرعاية الصحية والطوارئ، وتقييم الآثار المحتملة للمؤسسة المالية منها في حالة حدوث وباء.
• يجب على الإدارة أيضًا إبلاغ الموظفين ومقدمي الخدمات الرئيسيين بالإجراءات التي تخطط لاتخاذها في نقاط بدء محددة

مثال: