Comment l’analyse fonctionnelle permet-elle de maîtriser l’impact de la crise sur les activités de l’entreprise ? Cas du projet de fabrication des masques de protection

Prepared by the researcher :  Redouan DAAFI, Abdallah RHIHIL & Hicham DRISSI – Ecole Nationale de Commerce et de Gestion de Casablanca – Laboratoire d’Ingénierie Financière, Gouvernance et Développement (LIFGOD) – Hassan II University of Casablanca (Maroc)

Democratic Arab Center

International Journal of Economic Studies : Twenty Issue – February 2022

A Periodical International Journal published by the “Democratic Arab Center” Germany – Berlin.

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Résumé

La crise, malgré ses difficultés économiques est également porteuse d’autres opportunités. L’analyse fonctionnelle reste un véritable outil pour optimiser le management de projet. Comment alors l’analyse fonctionnelle des besoins aide l’entreprise à faire face aux contraintes de la crise.

Appliquée au projet de fabrication des masques, en période de crise sanitaire, l’analyse fonctionnelle a permis de mieux structurer la conception du système de masques durant toutes ses phases de vie, en assurant dans un premier temps une bonne compréhension du besoin et ensuite une maîtrise de ses fonctions.

L’analyse fonctionnelle permet aussi d’optimiser la durée de vie du projet. En effet, dans le cas d’apparition d’une nouvelle contrainte, la flexibilité de l’analyse fonctionnelle va tolérer les modifications dans les fonctions, ce qui va permettre de trouver d’autres alternatives, de présenter des solutions innovantes et d’en négocier les modifications. Cette réactivité permet donc d’assurer la pérennité de l’entreprise.

Introduction

Depuis le début de l’année 2020 et avec la pandémie du COVID-19, le monde est resté quasiment confiné, coupé de la plupart des relations familiales, amicales et professionnelles. Malgré le respect des barrières sanitaires, le masque de protection était une solution incontournable pour maitriser la propagation du virus. Ce contexte de crise sanitaire est également caractérisé par une compétitivité acharnée ; les entreprises sont tenues à innover et présenter les meilleurs produits / services qui répondent aux attentes et aux besoins du client.

Sous l’impulsion du Gouvernement et grâce aux subventions du fonds spécial d’urgence abondé par l’Etat et par des donations, plusieurs acteurs économiques de textile se sont reconvertis pour produire des unités à partir de matériau non tissé. Ainsi et depuis le mois de mars 2020, des entreprises et coopératives se sont lancées dans la fabrication de masques grand public 100 % marocains. En dépit de toutes ces incitations, la recherche de méthode de stimulation de l’innovation devient incontournable.

Dans ce cadre, l’analyse fonctionnelle (AF) est une approche pertinente d’organisation, de gestion de projet et une réponse pour toute entreprise désirant une meilleure performance et rentabilité (Beavers, G. A., et al. 2013). Elle permet de se prémunir contre les empoignements classiques de la mauvaise conception. Son approche assure aussi une traduction structurée et bien détaillée du besoin pour la réalisation ou la reconception optimale du produit à travers les fonctions qu’il doit assurer. Dans cette perspective, nous nous demandons donc « Comment cette approche fonctionnelle assure-t-elle la réussite d’un projet et la réalisation d’une action entrepreneuriale, dans un marché en récession ? ».

A travers le présent travail, nous allons essayer de répondre à cette question, en s’inspirant d’une expérience réussie d’une idée entrepreneuriale réalisée en période de confinement de la crise sanitaire qu’a connu le Maroc, particulièrement en 2020 et qui consiste à fabriquer des masques de protection contre le COVID 19.

Ainsi, dans une première partie nous mettons la lumière sur le concept d’analyse fonctionnelle, son importance dans le management de projet et la réalisation d’une action entrepreneuriale, alors que la seconde sera dédiée à la problématique du besoin en période de crise et sa décomposition en fonctions.

1. Analyse fonctionnelle : Phase fondamentale de gestion des projets

L’analyse fonctionnelle est une démarche qui permet de rechercher et caractériser, de façon détaillée et très structurée, les fonctions offertes par un produit ou service pour satisfaire les besoins de son utilisateur (Tassinari, R. 2002). Son objectif est, d’une part de formaliser et valider un besoin, d’autre part, elle consiste à caractériser les fonctions pour créer (conception) ou améliorer un produit existant (reconception).

L’avantage de cet outil réside dans la liberté qu’il offre, au niveau des fonctions techniques à développer, en tenant compte des contraintes de l’environnement sur les solutions pour couvrir au maximum le besoin client. Ainsi, une entreprise qui active dans un marché en récession mobilise cette démarche pour réexprimer le besoin attendu par un client, en tant que résultat à satisfaire, plutôt que des moyens à exécuter.

• Analyse fonctionnelle : une démarche à maîtriser en période de crise

Pour comprendre l’intérêt de l’analyse fonctionnelle en période de crise, il est intéressant de rappeler les inconvénients de l’approche classique descriptive. Celle-ci consiste habituellement, à lister l’ensemble des éléments composant un produit à réaliser, en définissant préalablement son rôle, son fonctionnement et son utilisation.

En période de crise, ce processus structurel et purement cognitif connaît des limites. Il s’adapte difficilement aux nouvelles technologies et à la découverte de nouveaux produits. Ceux-ci sont caractérisés souvent par l’obsolescence de leurs solutions techniques et le changement rapide de leurs fonctionnalités. Cette analyse trop cadrée en amont n’a donc pas une valeur formative durable (Mothe, C. & Poussing, N. 2020).

L’objectif de l’approche fonctionnelle  est de minimiser la complexité due à l’incertitude de lancement d’un nouveau projet en période de crise, en optant pour une innovation frugale plus simple à prix maitrisable (Nafzaoui, M. A. & Ettakani, D. 2020).

En s’ouvrant sur les solutions fonctionnelles, que sur les moyens techniques, l’entreprise se positionne dans une logique d’efficacité et d’efficience, car elle couvre au maximum le besoin, tout en rationalisant les coûts de son développement et respectant les exigences du marché en récession. Cette approche fonctionnelle est primordiale aussi bien pour améliorer la productivité (Création de valeur/Coût) qu’afin d’analyser la valeur d’une fonction (Ballieu & Boulet, 2002). En effet, son analyse génère au projet d’entreprise une source d’innovation technique en se concentrant sur le besoin à satisfaire et sur les fonctions à assurer.

Le traitement des risques est une phase incontournable dans la prévention des risques techniques, l’analyse de la valeur et l’évaluation des risques financiers (Ballieu J. et Boulet C. 2002). Il permet cette innovation qui donne une assurance raisonnable à la survie de l’entreprise (Bellut, S. 1990). Dans cette approche, le système produit, doit remplir des fonctions de service qui expriment généralement le besoin du client. Celui-ci est également soumis à des exigences d’ordres économiques, sociologiques, techniques et normatives. La crise devient alors un stimulateur de l’innovation (Sturmey, P. (éd.) 2020).

Selon cette logique, chaque fonction de service, vu son aspect général pour une première expression des besoins, est détaillée en fonctions techniques plus simples, qui lors de la phase de conception (qui vient après l’analyse fonctionnelle ou en ingénierie simultanée) permettront des solutions techniques du système à produire. Autrement dit, que ce sont les fonctions recensées et validées qui vont orienter ensuite les solutions techniques. L’innovation fonctionnelle réside dans le fait qu’une seule fonction permet plusieurs solutions techniques (Alain, E. 2020), alors que dans un contexte de crise de marché, nous sommes tenus à changer une solution technique (produit ou service déjà existant qui souffre de saturation).

La multiplicité des solutions techniques permettra plusieurs choix de systèmes (produits et/ou services) où il faut assurer la même fonction globale. L’analyse fonctionnelle permettra alors d’étudier la valeur de chaque fonction (Valaire, C. 1986).

Nous nous trouvons souvent dans une situation caractérisée par la diversité des solutions techniques, répondant à une fonction globale où nous pouvons distinguer deux cas extrêmes de fonctions répondant aux deux zones, que nous illustrons schématiquement comme suit.

Figure 1 : Zones d’insatisfaction et d’inutilité d’un système produit

La première d’insatisfaction est l’ensemble des besoins que les fonctionnalités du produit ne satisfont pas. L’autre zone est d’inutilité et correspond aux fonctions  ne répondant à aucun des besoins de l’utilisateur.

La démarche d’analyse fonctionnelle permet de positionner le système à produire dans la zone de fonctions qui répondent à des besoins exprimés par le client, tout en assurant un meilleur rapport qualité/prix (Chevallier, J. 1989).

• Démarche inductive de l’analyse fonctionnelle

L’analyse fonctionnelle suppose de partir du terrain pour mieux maîtriser le besoin. Il faut donc rencontrer les utilisateurs potentiels, car le besoin exprimé est souvent implicite. Cette caractéristique, parfois omise, rend le client insatisfait, d’autant plus que le besoin évolue souvent dans le temps. Il est donc important de valider sur le terrain sa durabilité.

La difficulté dans le processus d’expression d’un besoin réside dans sa formulation ; Ce n’est pas parce que nous avons besoin de créer de l’ombre qu’il nous faut planter un arbre ! Nous avons souvent tendance à formuler la solution à la place du besoin.

Cette approche inductive fondée sur l’observation des besoins nous mène à déterminer les finalités sous forme de fonctions que le système doit remplir. D’une part, nous créons des marges de liberté, et donc de créativité, pour répondre au besoin. D’autre part, nous remettons tout le processus existant en question et maîtrisons la diversification des scénarios de conception, même en période de crise.

Figure 2 : Approche inductive d’analyse fonctionnelle

Nous avons proposé un schéma (figure 2) présentant l’approche inductive d’analyse fonctionnelle, qui permet à répondre à une logique de résolution de problèmes et consiste à :

1. Poser le problème à résoudre et qui correspond au besoin.
2. Identifier et recenser les fonctions que le produit doit satisfaire.
3. Le produit qui est une réponse concrète au besoin de départ.

Mettre au point un produit ou un service parfaitement adapté aux besoins de l’utilisateur est une des fonctions majeures de l’entreprise. En période de confinement, qu’a connu le monde entier, durant la pandémie du COVID 19, le système de masque sert, selon son type, à l’utilisateur qui veut protéger son entourage ou se protéger des virus et particules qui infectent (formulation générique). Cela revient à identifier l’utilisateur, c’est à dire la personne ou l’organisation, pour qui le produit sera créé et l’usager qui se mettra en relation avec le produit pendant les différentes phases de son cycle de vie.

Cette question des phases de cycle de vie est très importante dans la mesure où le produit doit être conçu, non seulement pour répondre au besoin exprimé, mais également en tenant compte de ses situations de vie dans chaque phase.

Figure 3 : Situations de vie d’un produit (Tassinari, R. 2003)

L’analyse fonctionnelle serait incomplète si l’équipe projet du MASK-COVID 19 n’avait pas tenu compte des contraintes sur le produit dans ses différentes phases. Par exemple le masque doit être Jetable après un délai d’utilisation, ergonomique, ne pas être nuisible à la peau. Il  doit également répondre à certaines fonctions lors de sa destruction (phase de fin de vie), afin de réduire le risque de contamination.

D’où l’intérêt de définir pour chaque situation de vie du masque (réalisation, distribution, conditionnement, utilisation et même sa fin de vie) les fonctions principales qu’il doit assurer et les fonctions de contraintes auxquelles, il est soumis.

1. Besoin : la problématique principale en période de crise

Pour maîtriser le besoin dans une analyse fonctionnelle, nous devons concentrer nos efforts sur la fonction globale de ce qui est attendu. Dans une analyse fonctionnelle, nous n’intéressons pas au ″comment techniquement ? ″ ou à la ″solution technique″. Il s’agit d’une démarche qui s’oriente client pour satisfaire son besoin, en se posant les deux questions suivantes ″pourquoi le système ? ″, relative à la raison d’être du besoin et ″à quoi sert-le système ? ″ pour valider ce besoin, en cherchant les causes qui l’ont créé (AFAV 1998; De Hemmer, O. 2011).

• Décomposition en fonctions d’un besoin exprimé en période de crise

L’objectif de l’approche fonctionnelle en management de projet est de détailler les fonctions qui justifient la construction d’un système ou sa reconception, d’où, la nécessité de recenser toutes les fonctions de services qui permettent de satisfaire les besoins.

Cette étape est fondamentale car elle conditionne toutes les étapes suivantes de l’analyse. Même en période de crise, il faut donner du temps à cette phase et mobiliser toute l’équipe projet pour chercher à remplir le critère d’exhaustivité dans l’expression du besoin (Petitdemange, C. 2001).

Les techniques fonctionnelles sont des outils habituellement mobilisés pour une meilleure maîtrise du besoin avant de le décomposer en fonctions principales (Tassinari, R. 2003). La plus usuelle de ces techniques est ″la bête à corne″ qui est un des éléments de la méthode APTE (APplication aux Techniques d’Entreprise). Son objectif est de créer une distance par rapport aux solutions habituellement déployées (AFAV, 1998). Souvent en période de crise, l’équipe projet a tendance à privilégier les solutions traditionnelles pour éviter des sauts dans l’inconnu. Elle limite ainsi l’innovation et la créativité, nécessaire à la conception de ce qui est attendu sous forme de nouveau système, répondant d’une manière efficace et efficiente à un besoin. Le projet n’a pas seulement des objectifs économiques, il a aussi une finalité sociale et sociétale, mais qui s’inscrit dans une démarche entrepreneuriale que nous qualifions d’innovation sociale (Tixier, J. 2012). A cet égard, la ″bête à corne″ est un diagramme qui répond aux trois questions suivantes :

• A qui le Produit rend-il service ?
• Sur quoi le Produit agit-il ?
• Dans quel but le Produit existe-t-il ?

Figure 4 : ″La bête à corne″ du projet de fabrication de masques COVID 19

Pour mieux maîtriser l’utilisation de cet outil fonctionnel, en période de crise, et avant d’imposer toute solution, l’équipe du projet de fabrication de masque COVID 19 s’est tournée vers l’utilisateur (citoyen, chirurgien, médecin, infirmier, personnel de soin, personnel d’hygiène dans les hôpitaux, élus, responsables territoriaux, …etc.) pour la définition du besoin en termes de masques.

La difficulté rencontrée par l’équipe projet est celle qui consiste à intégrer les usagers dans les processus d’innovation. C’est une pratique méconnue à l’encontre des pratiques habituelles et des enjeux politiques. Aller à la rencontre des usagers est bien différent de la démarche de représentation. Il s’agit davantage de s’intéresser à eux et à leurs besoins essentiels et pour aller plus loin, il était bénéfique de s’intéresser à leur mode de vie, leurs pratiques du quotidien, et ainsi collaborer pour co-créer des solutions réellement adaptées (Beaudoin, J. 2020). Selon une approche méthodique, tous les membres de l’équipe projet sont partis de l’hypothèse qu’un projet efficace et efficient n’a de valeur que s’il répond au besoin et rien qu’au besoin (Bellut, S. 1990).

Après le recensement des besoins et leurs fonctions de service, vient la phase d’ordonnancement, souvent omise en période de crise. C’est l’occasion de supprimer les doublons dans l’expression du besoin, de classer par ordre de priorités les fonctions et les détailler pour comprendre la source d’un besoin à satisfaire et les fonctions qu’il doit couvrir.

En analyse fonctionnelle, la décomposition du besoin consiste, d’une part à inventorier des interactions en contact avec le système à produire dans une situation de vie bien déterminée, d’autre part, elle détaille les fonctions de ce produit/système. L’idée sur laquelle il faut insister dans cette phase est de décrire le produit, non pas selon ses caractéristiques physiques, mais indiquer ce que devrait satisfaire une solution pour être une bonne solution. Nous retenons, donc, la définition apportée par la  norme française NF X50-150 à une  Fonction, qui est  “l’action d’un produit ou de l’un de ses constituants”. La fonction est donc définie sous forme de finalité ou but, indépendamment des solutions susceptibles de l’exécuter, ce qui favorise l’innovation dans la réalisation du produit attendu (Valaire, C. 1986).

Une analyse fonctionnelle, dans une période de crise, doit valider les fonctions du produit attendu. Pour cela, elle se pose la question de la raison d’être de toute fonction (à cause de quoi cette fonction existe?), de son but (La fonction existe dans quel but ?) et de sa pérennité (Qu’est ce qui pourrait la faire évoluer ou disparaître?).

L’analyse de ces fonctions et leurs interactions avec le système mobilise des diagrammes fonctionnels. Plusieurs outils sont utilisés pour élaborer de tels diagrammes. Quel que soit le diagramme fonctionnel utilisé, il faut analyser le futur système, pour chaque situation de vie qu’il faut préciser au préalable. L’objectif est de quantifier de façon réaliste le besoin, sans perdre de vue le client.

Dans le cas du projet de fabrication des masques COVID 19, le diagramme de la pieuvre, utilisé souvent dans le cadre de la méthode APTE, était un excellent outil de représentation des fonctions et de leurs relations avec le système de masque (De La Bretesche, B. (Ed.) 2000). Autrement dit, qu’il permet de voir quelles sont les fonctions essentielles et secondaires du produit et comment ces fonctions réagissent avec le milieu extérieur. Nous représentons dans la figure suivante le diagramme ″Pieuvre″, tel qu’il a été élaboré par les porteurs d’idée du MASK-COVID.

Figure 5 : Diagramme fonctionnel de la ″Pieuvre″ du système COVID-MASK / Type 1

Situation de vie : Utilisation

L’équipe projet MASK-COVID 19 a recensé les fonctions principales suivantes :

• FP0 : Protéger l’utilisateur de la projection de sécrétions ou de salive pouvant contenir des agents infectieux transmissibles.
• FP1 : Protéger les autres individus des projections de sécrétions ou de salive pouvant contenir des agents infectieux transmissibles.

Elle a aussi constaté que le système MASK-COVID 19 est soumis aux fonctions contraintes suivantes :

• FC0 : Faire passer de l’air à l’utilisateur. (Niveau impératif).
• FC1 : Jeter le masque, une fois devenu humide.
• FC2 : Résister pendant 3 à 4 heures.
• FC3 : Permettre de le laver trois fois à une température supérieure à 60 degrés.

• Caractérisation fonctionnelle pour une valorisation du besoin

La classification des fonctions et leur hiérarchisation permet, certes d’analyser les niveaux d’importance des fonctions que doit satisfaire le futur système. Mais cela est insuffisant, notamment en période de crise, si on ne tient pas compte de la valeur de chaque fonction recensée.

Comme il est déjà précisé, l’analyse de la valeur a pour objet d’assurer des fonctions dans un produit ou service au moindre coût, pour satisfaire le besoin du client. L’analyse de la valeur est donc un outil qui permet d’améliorer le pouvoir compétitif d’un produit ou service, moyennant une approche managériale qui s’oriente vers l’adéquation du système produit à son marché, tout en tenant compte de la performance économique. Il est donc nécessaire de compléter l’analyse par une caractérisation fonctionnelle pour une meilleure quantification du besoin.

La phase de caractérisation requiert le recours  à des critères d’appréciation de chaque fonction. Il s’agit du paramètre retenu pour apprécier si une fonction est remplie ou si une contrainte est respectée. La caractérisation de la fonction s’effectue en fonction de ces éléments (Chevallier, J. 1989) :

• Le niveau d’évaluation d’un critère : c’est la grandeur mesurée sur une échelle adoptée par une norme d’appréciation de la performance attendue de la fonction ou d’un service qui lui est associé.
• La flexibilité de chaque niveau: c’est l’évaluation, selon une échelle de Likert, de la flexibilité du niveau d’appréciation. La flexibilité exprime les possibilités de modulation du niveau d’appréciation d’un critère exprimé par le client.
• La limite d’acceptation : C’est la limite, acceptable par le demandeur, du niveau de critère d’appréciation de la fonction. Au-delà de cette limite la fonction ne répond pas au besoin (Chevallier, J. 1989). Cela permet d’avoir une zone de négociation possible de la fonction et sa valeur.

En pratique, pour caractériser les fonctions principales ou de contraintes, nous utilisons un tableau fonctionnel (Lachnitt, J. 1994). S’agissant du projet de fabrication des masques COVID 19, le tableau suivant caractérise la fonction principale ″FP0″ identifiée dans la phase de décomposition fonctionnelle du besoin, qui stipule protéger l’utilisateur de la projection de sécrétions ou de salive pouvant contenir des agents infectieux transmissibles.

Tableau 1 : Caractérisation de la fonction PF0 du MASK-COVID 19

L’analyse de la valeur des fonctions du projet MASK-COVID est une puissante méthode de résolution de problèmes qui a permis de dégager les axes stratégiques tout en impliquant fortement l’équipe projet dans la recherche des voies de solutions.

Conclusion

L’importance de l’analyse fonctionnelle dans le lancement et le management de projets se révèle extrêmement grande, puisqu’elle étale les bases décisives pour d’autres études plus techniques qui viennent compléter la démarche de réalisation de ces projets.

Cette analyse peut être perçue comme un processus de réflexion structuré, à caractère stratégique, permettant de dégager des conclusions très utiles pour le bon déroulement de l’activité dans le cadre des actions entrepreneuriales, ainsi que la prévention des pertes financières ou de temps.

L’exemple de masques de protection contre le COVID 19 en période de crise montre, grâce à son analyse fonctionnelle, qu’on a pu définir son système, sans donner aucune proposition de solution et sans le décortiquer en éléments (tissus, fils, etc.). Ensuite, nous avons opté pour des outils fonctionnels pour maîtriser son besoin et inventorier les fonctions qu’il doit assurer.

En reposant sur l’étude des besoins, l’analyse fonctionnelle permet, en période de crise, de mieux connaître et comprendre les différentes exigences des clients, les exprimer sous forme de résultat à atteindre et en suivant une logique de résolution de problèmes.

Références

• Alain, E. (2020), Proposition d’un modèle intégrant créativité et analyse fonctionnelle des besoins en contexte d’innovation (Doctoral dissertation, Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue).
• Association Française pour L’Analyse de la Valeur, (1998), Exprimer le besoin : contributions de la démarche fonctionnelle, 2^ème Édition AFNOR, Collection : AFNOR gestion
• Ballieu, J. et Boulet, C. (2002), L’analyse de la valeur, Edition AFNOR, Collection ″à savoir″, ISBN : 978-2-12-505021-4
• Beavers, G. A., Iwata, B. A., & Lerman, D. C. (2013). Thirty years of research on the functional analysis of problem behavior. Journal of applied behavior analysis, 46(1), 1-21.
• Beaudoin, J. (2020). Les défis de l’innovation (Doctoral dissertation, Conseil départemental de la Mayenne, 39 Rue Mazagran, 53000 Laval).
• Bellut, S. (1990), La compétitivité par la maitrise de couts : Conception à coût objectif et analyse de la valeur, Edition AFNOR, Paris, Collection ″AFNOR Gestion″
• Chevallier, J. (1989), Produits et analyse de la valeur, 1^ère Edition Cépaduès.
• De Hemmer, O. (2011), L’analyse fonctionnelle : décrire un besoin pour définir une solution, International Business Manager Purchasing, LowendalMasaï, Président, AFAV – Value Management
• De La Bretesche, B. (Ed.). (2000). La méthode APTE : Analyse de la valeur, analyse fonctionnelle, Ed. Pétrelle.
• Lachnitt, J. (1994), L’analyse de la valeur, 3^ème Édition PUF, Collection « Que sais-je? ».
• Mothe, C., & Poussing, N. (2020). La crise de la COVID-19 va-t-elle stimuler l’innovation ?, M. Kalika (Ed.), L’impact de la crise sur le management (pp. 151-156). (Business Science Institute). Editions Management & Société (EMS).
• NAFZAOUI, M.A. & ETTAKANI, D. (2020). L’innovation frugale face à la crise covid19 : Quelles reconfigurations Economiques, Managerielles et Culturelles à l’Epreuve du COVID 19 ?, Revue Française d’Economie et de Gestion & Presse Académique Francophone (FREG & PAF), ISBN : 978-3-8416-3100-8.
• Petitdemange, C. (2001), Conduire un projet avec le management par la valeur, Edition AFNOR, Collection «à savoir».
• Sturmey, P. (éd.) (2020), Analyse fonctionnelle dans le traitement clinique, Presse académique.
• Tassinari, R. (2002), Réussir votre analyse fonctionnelle, Edition Dunod, Paris, Collection ″à savoir″.
• Tassinari, R. (2003), Pratique de l’analyse fonctionnelle, 3^ème Edition Dunod, Paris, Collection ″Fonctions de l’entreprise″.
• Valaire, C. (1986), L’Analyse de la valeur, méthode d’innovation, Edition ANVAR, Paris, Collection ″Gestion de l’innovation″.